Yogyakarta, Rabu, 28 Agustus 2024, bertempat di ruang Sidang Persiapan Pengadilan Tata Usaha Negara (PTUN) Yogyakarta, dilaksanakan sebuah rapat yang menjadi momen strategis bagi Tim Manajemen Media Sosial PTUN Yogyakarta. Rapat ini dimulai tepat pada pukul 14.00 WIB, dipimpin langsung oleh Ketua Redaksi, Ibu Rut Endang Lestari, S.H., dan dihadiri oleh berbagai anggota tim yang memiliki peran krusial dalam manajemen media sosial PTUN Yogyakarta.
Rapat tersebut turut dihadiri oleh Ketua Pengadilan Tata Usaha Negara Yogyakarta, Ibu Dr. Nelvy Christin, S.H., M.H., yang bertindak sebagai narasumber dan memberikan arahan penting kepada seluruh anggota tim. Hadir pula dalam rapat tersebut Penanggung Jawab Redaksi, Wakil Redaksi, Sekretaris Redaksi, Dewan Redaksi, Koordinator, Admin Website, Admin berbagai platform media sosial seperti Youtube, Instagram, Facebook, dan Tiktok, serta Tim Teknis yang mendukung operasional media sosial PTUN Yogyakarta.
Kegiatan ini dibuka oleh Ibu Rut Endang Lestari, S.H., yang dalam sambutannya menekankan pentingnya rapat ini sebagai upaya untuk meningkatkan kinerja tim manajemen media sosial PTUN Yogyakarta. Dalam pembukaannya, beliau menyampaikan bahwa rapat ini bukan sekadar evaluasi, melainkan juga merupakan sarana untuk meningkatkan akuntabilitas kinerja satuan kerja PTUN Yogyakarta, baik secara internal maupun eksternal dalam memberikan pelayanan yang optimal kepada publik.
Beliau juga menegaskan bahwa media sosial saat ini merupakan salah satu elemen penting dalam mendukung transparansi dan akuntabilitas lembaga. Oleh karena itu, diperlukan manajemen yang baik, terkoordinasi, dan efisien untuk memastikan bahwa pesan-pesan yang ingin disampaikan oleh PTUN Yogyakarta dapat diterima dengan baik oleh masyarakat luas.
Dalam kesempatan tersebut, Ibu Dr. Nelvy Christin, S.H., M.H., selaku Ketua PTUN Yogyakarta, memberikan arahan dan pandangannya mengenai pentingnya koordinasi dalam tim manajemen media sosial. Beliau menekankan bahwa agar kinerja tim berjalan dengan baik dan sesuai dengan Standar Operasional Prosedur (SOP) yang telah ditetapkan, diperlukan komunikasi yang intens dan efektif di antara anggota tim. Salah satu cara yang diusulkan adalah melalui pembentukan grup WhatsApp sebagai media koordinasi yang dapat dilakukan secara berjenjang dan hirarkis.
Ibu Dr. Nelvy Christin, S.H., M.H. juga menyoroti pentingnya pembagian tugas yang jelas di antara anggota tim, dengan masing-masing bagian memiliki tanggung jawab yang spesifik sesuai dengan tugas pokok dan fungsi (tupoksi) mereka. Beliau menekankan bahwa koordinasi yang baik tidak hanya akan meningkatkan efisiensi kerja, tetapi juga akan memastikan bahwa setiap anggota tim memahami peran dan tanggung jawabnya, sehingga tidak terjadi tumpang tindih tugas yang dapat menghambat kelancaran operasional media sosial PTUN Yogyakarta.
Salah satu poin penting yang dibahas dalam rapat ini adalah perlunya penyiapan materi berita satu bulan ke depan. Tim manajemen media sosial diminta untuk fokus pada materi-materi yang relevan dan penting untuk diunggah di berbagai platform media sosial. Materi tersebut di antaranya adalah informasi mengenai peradilan elektronik, proses eksekusi, dan berbagai isu lainnya yang terkait dengan tugas dan fungsi PTUN Yogyakarta.
Untuk mendukung hal ini, Ibu Rut Endang Lestari, S.H., mengusulkan agar koordinator tim membuat jadwal kinerja pada bagian teknis. Jadwal ini akan menjadi panduan bagi seluruh anggota tim dalam mempersiapkan dan mengunggah konten, sehingga setiap platform media sosial dapat terkelola dengan baik dan konsisten dalam menyampaikan informasi kepada publik.
Rapat ditutup dengan beberapa kesimpulan yang menjadi panduan bagi Tim Manajemen Media Sosial PTUN Yogyakarta ke depan. Beberapa poin kesimpulan tersebut antara lain:
- Koordinasi Tim melalui WhatsApp Group: Untuk memastikan progress kerja tim berjalan sesuai dengan SOP yang telah ditentukan, diperlukan koordinasi melalui WhatsApp group yang dapat dilakukan secara berjenjang atau hirarkis.
- Pembagian Tugas yang Jelas: Setiap anggota tim harus memiliki pembagian tugas yang jelas sesuai dengan tupoksi masing-masing. Koordinator diminta untuk membuat jadwal kinerja pada bagian teknis agar tugas-tugas dapat dilaksanakan dengan efektif dan efisien.
- Penyiapan Materi Berita: Tim harus menyiapkan materi berita untuk satu bulan ke depan dengan fokus pada konten yang relevan dan penting untuk diunggah di media sosial, seperti peradilan elektronik dan eksekusi.
- Pemahaman SOP dalam SK Tim Manajemen Media Sosial: Seluruh anggota tim harus saling mengetahui kinerja masing-masing bagian sesuai dengan SOP yang tertuang dalam Surat Keputusan (SK) Tim Manajemen Media Sosial.
Dengan kesimpulan tersebut, diharapkan Tim Manajemen Media Sosial PTUN Yogyakarta dapat bekerja lebih efektif, terkoordinasi, dan akuntabel dalam mendukung tugas dan fungsi PTUN Yogyakarta sebagai lembaga peradilan yang transparan dan responsif terhadap kebutuhan masyarakat.