Pada Rabu, 2 Oktober 2024, bertempat di Ruang Media Center Pengadilan Tata Usaha Negara (PTUN) Yogyakarta, telah berlangsung rapat koordinasi kepaniteraan yang membahas berbagai isu penting terkait pengelolaan teknis Sistem Informasi Penelusuran Perkara (SIPP) E-Court, Pos Bantuan Hukum (Posbakum), Prodeo, serta kendala-kendala yang dihadapi dalam kepaniteraan. Rapat yang dimulai pukul 14.00 WIB ini dihadiri oleh sejumlah pihak penting di lingkungan PTUN Yogyakarta, termasuk Ketua PTUN Yogyakarta, Ibu Dr. Nelvy Christin, S.H., M.H., Wakil Ketua Ibu Rut Endang Lestari, S.H., Panitera, Panitera Muda Perkara, Panitera Muda Hukum, perwakilan Panitera Pengganti, Juru Sita Pengganti, dan Admin E-Court SIPP.
Rapat dibuka dengan sambutan dari Ketua PTUN Yogyakarta, Ibu Dr. Nelvy Christin, S.H., M.H., yang menekankan pentingnya optimalisasi sistem SIPP E-Court untuk mempercepat proses pelayanan kepada masyarakat, khususnya dalam penanganan perkara secara digital. Beliau menyadari bahwa transformasi digital dalam pelayanan hukum merupakan salah satu langkah penting dalam mewujudkan transparansi dan efisiensi, namun juga memahami bahwa dalam penerapannya, terdapat beberapa kendala teknis yang perlu diatasi.
“Teknologi E-Court memberikan kita kemampuan untuk bekerja lebih cepat dan transparan, namun dalam prosesnya, kita juga tidak bisa menghindari adanya kendala teknis. Oleh karena itu, rapat ini adalah momen bagi kita untuk mengevaluasi permasalahan yang ada, mencari solusi, dan memastikan sistem ini dapat berjalan lebih baik,” kata Ibu Dr. Nelvy dalam sambutannya.
Selanjutnya, Admin E-Court SIPP memberikan pemaparan terkait sejumlah masalah teknis yang sering terjadi dalam penggunaan SIPP E-Court. Salah satu isu utama yang diangkat adalah adanya keterlambatan dalam pemrosesan data karena gangguan jaringan dan kesalahan input data pada beberapa kasus. Admin juga menyampaikan bahwa masih terdapat keluhan dari pengguna eksternal, seperti advokat dan masyarakat yang mengakses layanan E-Court, terkait dengan kendala akses yang lambat dan kurangnya panduan yang jelas dalam menggunakan platform tersebut.
Setelah pemaparan tersebut, Panitera Muda Perkara turut menyampaikan pandangannya. Ia menjelaskan bahwa selain masalah teknis, salah satu tantangan terbesar adalah penyesuaian mentalitas dan kemampuan SDM dalam menggunakan teknologi baru ini. “Tidak semua pegawai sudah terbiasa dengan sistem digital seperti SIPP E-Court. Perlu ada peningkatan kapasitas dan pelatihan rutin agar mereka dapat lebih mudah beradaptasi dengan perubahan ini,” ujarnya.
Selain SIPP E-Court, agenda rapat juga membahas peran penting Pos Bantuan Hukum (Posbakum) dan Prodeo, dua layanan yang menjadi komponen krusial dalam memastikan akses keadilan bagi masyarakat kurang mampu. Posbakum di PTUN Yogyakarta merupakan tempat di mana masyarakat bisa mendapatkan bantuan hukum secara cuma-cuma, terutama bagi mereka yang tidak mampu secara ekonomi. Dalam rapat ini, Panitera Muda Hukum menyampaikan perkembangan terkini terkait Posbakum, termasuk jumlah masyarakat yang telah memanfaatkan layanan tersebut dan evaluasi terhadap kinerja Posbakum selama beberapa bulan terakhir.
Menurut laporan yang disampaikan, Posbakum PTUN Yogyakarta telah berhasil memberikan layanan kepada banyak masyarakat yang membutuhkan, namun terdapat beberapa kendala operasional yang perlu diperhatikan. Salah satunya adalah keterbatasan tenaga hukum yang tersedia di Posbakum, yang terkadang membuat pelayanan menjadi terhambat. Selain itu, masih terdapat beberapa kendala administratif, seperti proses verifikasi kelayakan penerima bantuan hukum yang terkadang memakan waktu lebih lama dari yang diharapkan.
“Posbakum adalah bentuk nyata dari komitmen kita untuk memberikan akses keadilan bagi semua lapisan masyarakat, terutama yang kurang mampu. Namun, kita juga harus memastikan bahwa proses administrasi dan layanan di Posbakum berjalan dengan cepat dan tepat sasaran,” ujar Wakil Ketua Ibu Rut Endang Lestari, S.H.
Selain itu, program Prodeo, yang memungkinkan masyarakat kurang mampu untuk mengajukan perkara tanpa biaya, juga menjadi topik diskusi. Para peserta rapat membahas bagaimana mekanisme Prodeo ini dapat terus ditingkatkan agar lebih efisien, serta bagaimana PTUN Yogyakarta dapat menjangkau lebih banyak masyarakat yang layak menerima bantuan tersebut. Panitera Muda Hukum juga menyarankan adanya kerjasama dengan instansi lain, seperti lembaga bantuan hukum dan organisasi masyarakat, untuk memperluas cakupan layanan Prodeo.
Dalam sesi berikutnya, Panitera dan perwakilan Panitera Pengganti mengangkat beberapa kendala yang dihadapi dalam operasional kepaniteraan, terutama terkait dengan beban kerja yang semakin meningkat seiring dengan bertambahnya jumlah perkara dan tugas administratif yang harus diselesaikan. Kendala utama yang disampaikan adalah kurangnya sumber daya manusia yang kompeten di beberapa divisi, sehingga menyebabkan keterlambatan dalam penyelesaian tugas-tugas rutin.
“Setiap hari, jumlah perkara yang harus kami tangani semakin bertambah. Selain itu, ada banyak tugas administratif yang juga perlu diselesaikan. Dengan jumlah SDM yang terbatas, seringkali kami kesulitan untuk menangani semuanya tepat waktu,” ungkap salah satu Panitera Pengganti.
Untuk mengatasi masalah ini, salah satu solusi yang diusulkan adalah penambahan tenaga kerja atau peningkatan kapasitas pegawai yang ada melalui pelatihan dan pendidikan lanjutan. Selain itu, penggunaan teknologi yang lebih optimal diharapkan dapat membantu mengurangi beban kerja administratif. Admin E-Court juga menambahkan bahwa penerapan otomatisasi dalam beberapa proses administratif bisa menjadi solusi jangka panjang untuk mengatasi keterbatasan tenaga kerja.
Rapat koordinasi yang berlangsung selama beberapa jam ini akhirnya ditutup dengan kesimpulan dan arahan dari Ketua PTUN Yogyakarta, Ibu Dr. Nelvy Christin. Beliau menekankan pentingnya kolaborasi antara semua unit kepaniteraan untuk memastikan bahwa setiap kendala yang dihadapi dapat diatasi dengan baik. Selain itu, beliau juga mengingatkan bahwa teknologi seperti SIPP E-Court dan layanan seperti Posbakum dan Prodeo merupakan bagian dari komitmen PTUN Yogyakarta untuk memberikan pelayanan terbaik kepada masyarakat.
“Teknologi dan program bantuan hukum ini bukan hanya alat, tetapi juga tanggung jawab kita untuk menjamin bahwa setiap orang, tanpa memandang latar belakang ekonomi, bisa mendapatkan akses keadilan. Tantangan memang selalu ada, tetapi dengan kerja sama dan komitmen, kita pasti bisa memberikan yang terbaik,” ujar Dr. Nelvy dalam penutupan rapat.
Rapat ini diakhiri dengan harapan besar bahwa berbagai perbaikan yang direncanakan, baik dari segi teknologi, layanan hukum, maupun manajemen kepaniteraan, dapat segera diimplementasikan. Dengan begitu, PTUN Yogyakarta dapat terus meningkatkan pelayanannya kepada masyarakat, sekaligus menjadi lembaga peradilan yang lebih modern, efisien, dan inklusif.